为每个工作区划清信息边界

组织管理的账号代表连接、凭据以及收集的标准信息。管理员明确授予人员访问该来源的权限。多个获准用户可以围绕同一来源工作，不必分别复制同步历史。账号始终是来源边界，不会变成最近打开邮件的某个人的聊天记录。

运营授权回答谁可以阅读或管理账号，却不回答谁能检查私人笔记、助手对话和分析。共享账号不应使管理员自动成为所有私人工作区的读者。个人添加的账号也有自己的归属与共享规则，不会因为连接到同一安装环境就悄悄转为组织公开来源。

私人工作区保存用户与明确获委派助手的工作上下文。笔记、偏好、分类选择和私人分析可以与别人对同一邮件的处理分开。个人邮件记录能够具有笔记和工作状态，而不变成讨论串。私人属性是归属边界，不是当前恰好有几个读者。

私人工作区也能容纳该用户的多个获准助手协作。即使不与同事共享，那仍是协作讨论。每个助手保留自己的工作、关注和阅读状态。只有一个当前读者，不会把既有讨论变成个人记录，也不会授权把评论复制进私人笔记。

用户可以按项目、工作领域或AI助手组织空间。每个空间在用户当前来源权限内获得明确的账号能力。项目助手可以只接触项目所需的信息和背景，不必继承主人能读的一切。第二个助手可以承担不同角色，而不改变原始来源。

应用权限同样重要。连接绑定经过确认的用户、工作区和应用，不相信提示中任意填写的空间名称。显示筛选能够减少展示范围，却不能扩大访问权。日历项目视图也只能使用获准来源；收集不完整时应表示忙闲未知，而不是证明某人有空。

元数据集合是与信息关联的注释或工作背景的有序集合。同一用户可以把它共享给自己选定的工作区。两个工作领域需要共同词汇或部分笔记、又要保留各自私人工作时，这很有用。参与空间的全部历史、词典和衍生判断不会因此悄悄合并。

内容共享和来源权限需要分别检查。工作区收到注释，不代表获得底层邮件账号访问权。结构化来源引用或公开摘录需要适当的来源、披露权限，以及获准的目标受众。这避免便捷的上下文共享变成进入公司邮件或另一段私人对话的绕行通道。

团队讨论应作为相关邮件或主题上的明确共享上下文，与既有私人对话并存。启用共享不会就地扩大旧私人讨论的读者。选定的旧材料也只能在具有适当权限和受众时发布。普通评论遵循共享上下文的获准读者，作者可以在该边界内进一步缩小范围。

独立主题有自己的参与者，每封关联邮件仍保有单独来源权限。这样，无法检查全部原件的同事也能讨论决定。不可读评论保持隐藏。关于存在不可访问关联资料的有限提示，不能变成隐藏邮件列表、预览或访问许可。

同一用户的助手和工作区可以共享邮件正文摘要，但每次访问都受当前账号权限限制。组织管理账号还可以使用组织拥有的嵌入，避免每个人重复处理相同邮箱。这些是信息准备选择。个人垃圾邮件或分类判断仍可不同，摘要和嵌入复用不会合并工作状态、讨论或另一用户的私人分析。

阅读证据有另一种边界。同一经过确认的助手可以复用准确对应原始正文的有效知识，但不能假装再次获取了正文。另一个助手即使看到相同摘要、代表同一个人，也不会继承该阅读。复用本身不会建立本地讨论参与，也不会自动解决待处理复查。不同邮件中的相似文本，更不是普遍共享计算或状态的许可。

人员离开项目、应用断开、工作区退役或账号授权撤销后，权限就会变化。列出和获取资料、继续分页搜索、投递事件以及应用延迟任务时，都需要核对当前权限。以前有效的游标、缓存结果或排队分析不是永久授权。重新授权也不应悄悄恢复已退役的私人受众。

保留记录同样需要明确政策。移除来源或清除原件本身不会决定是否保留获准讨论、已分类工作记录。反过来，保留决定也不授权保存所有来源字节。建立工作区时，一起明确用途、来源授权、助手委派、共享受众和保留责任，后续变化才有清晰边界。