워크스페이스마다 정보의 경계를 분명하게 정하기

조직이 관리하는 계정은 연결, 인증 정보와 수집된 기준 정보를 나타냅니다. 관리자는 사람에게 해당 출처 권한을 명시적으로 부여합니다. 여러 사용자가 동기화 이력을 따로 복제하지 않고 같은 출처를 바탕으로 일할 수 있습니다. 최근 메일을 연 사람의 채팅이 원본의 주인이 되는 것이 아니라, 계정이 출처의 경계로 남습니다.

운영 권한은 누가 계정을 읽거나 관리할 수 있는지 답합니다. 누가 개인 메모, AI 비서 대화나 분석을 볼 수 있는지는 다른 문제입니다. 계정을 함께 쓴다고 관리자가 모든 개인 워크스페이스를 자동으로 읽게 해서는 안 됩니다. 개인이 추가한 계정도 별도의 소유·공유 규칙을 따릅니다. 같은 설치에 연결했다는 이유로 조직 전체의 출처로 바뀌지 않습니다.

개인 워크스페이스는 사용자와 명시적으로 위임한 AI 비서가 일하는 맥락입니다. 메모, 설정, 분류 선택과 개인 분석은 같은 메일을 다루는 다른 사람의 기록과 분리할 수 있습니다. 개인 메일 기록에는 토론 스레드를 만들지 않고 메모와 업무 상태를 둘 수 있습니다. 개인성은 현재 독자 수가 아니라 소유 범위로 정합니다.

개인 워크스페이스에서도 한 사용자가 위임한 여러 AI 비서가 협업할 수 있습니다. 동료에게 공유하지 않았더라도 그 대화는 협업입니다. 각 AI 비서는 자신의 업무, 관심과 읽기 상태를 유지합니다. 현재 독자가 한 명이라고 기존 토론을 개인 기록으로 바꾸거나 댓글을 개인 메모로 복사할 권한이 생기지는 않습니다.

한 사용자는 프로젝트, 업무 영역이나 AI 비서별 공간을 구성할 수 있습니다. 각 공간에는 그 사용자의 현재 출처 권한 안에서 계정 기능을 명시적으로 배정합니다. 프로젝트 비서는 소유자가 읽는 모든 정보 대신 해당 프로젝트에 필요한 자료와 맥락으로 제한할 수 있습니다. 다른 AI 비서는 원본 출처를 바꾸지 않고 다른 역할을 맡습니다.

앱의 권한도 중요합니다. 연결은 프롬프트에 적힌 공간 이름을 믿는 대신 확인된 사용자, 워크스페이스와 앱에 묶입니다. 화면 필터는 보이는 대상을 줄일 수 있지만 접근 권한을 넓히지 못합니다. 캘린더의 프로젝트 보기 역시 허용된 출처 안에 머물러야 합니다. 수집이 불완전하면 시간이 비어 있다고 단정하지 않고 알 수 없다고 다룹니다.

메타데이터 컬렉션은 정보에 붙는 주석이나 업무 맥락을 정리한 집합입니다. 같은 사용자 소유의 선택한 워크스페이스를 대상으로 공유할 수 있습니다. 두 업무 영역이 공통 어휘나 일부 메모를 쓰면서 개인 작업을 따로 유지할 때 유용합니다. 함께 쓸 자료를 고르고 나머지 이력, 분류 사전과 파생 판단은 기존 소유 범위에 둡니다.

내용 공유와 출처 권한은 별도로 확인합니다. 받는 공간은 자신의 현재 권한으로 원문 메일을 엽니다. 구조화된 출처 참조나 발췌 공개에는 출처·공개 권한과 허용된 목적지가 모두 필요합니다. 이 확인을 거치면 필요한 맥락은 정해진 경로로 나누고, 회사 출처와 개인 대화는 각자의 독자 범위 안에 유지할 수 있습니다.

팀 토론은 기존 개인 대화와 나란히, 관련 메일이나 주제를 대상으로 명시적으로 만듭니다. 공유를 켠다고 과거 개인 스레드의 독자를 그대로 넓히지 않습니다. 이전 자료 중 선택한 내용도 적절한 권한과 독자가 있을 때만 공개합니다. 일반 댓글은 공유 맥락의 허용 독자를 따르며, 작성자는 그 안에서 더 좁은 독자를 정할 수 있습니다.

독립 주제는 자체 참여자를 갖고, 연결된 메일은 각자 출처 권한을 유지합니다. 모든 원본을 읽을 수 없는 동료도 결정 토론에 참여할 수 있습니다. 읽을 수 없는 댓글은 숨깁니다. 접근할 수 없는 연결 자료가 있다는 제한적인 알림도 숨겨진 메일 목록, 미리보기나 접근 허가로 바뀌어서는 안 됩니다.

메일 본문 요약은 같은 사용자의 AI 비서와 워크스페이스가 현재 계정 권한을 확인하며 함께 쓸 수 있습니다. 조직 관리 계정의 임베딩도 조직 소유로 준비해 사람마다 같은 메일함을 반복 처리하지 않게 할 수 있습니다. 이는 정보 준비에 관한 선택입니다. 개인 스팸·분류 판단은 계속 다를 수 있고, 요약이나 임베딩 재사용이 업무 상태, 토론이나 다른 사용자의 개인 분석을 합치지 않습니다.

읽기 근거에는 다른 경계가 있습니다. 같은 것으로 확인된 AI 비서는 정확히 일치하는 원본 본문의 유효한 지식을 재사용할 수 있지만, 다시 가져왔다고 꾸미지는 않습니다. 다른 AI 비서가 같은 요약을 보거나 같은 사람을 대신한다고 그 읽기를 물려받지는 않습니다. 재사용만으로 현지 토론 참여가 생기거나 재검토 요청이 해결되지도 않습니다. 별도 메일의 비슷한 문장도 계산과 상태를 자유롭게 공유할 권한은 아닙니다.

프로젝트를 떠나거나 앱 연결을 끊거나 공간을 종료하거나 계정 권한을 회수하면 권한이 달라집니다. 목록·원문 조회, 검색 다음 페이지, 이벤트 전달과 지연된 작업 적용에서 현재 권한을 확인해야 합니다. 한때 유효했던 커서, 캐시 결과나 대기 중인 분석은 영구 권한이 아닙니다. 다시 권한을 줘도 종료한 개인 독자 범위를 몰래 되살려서는 안 됩니다.

남겨 둘 기록도 의도적으로 정합니다. 출처 제거와 원본 삭제만으로 토론이나 분류된 작업 기록의 보존 여부가 정해지지 않습니다. 반대로 결정을 남긴다고 모든 출처 바이트를 보관할 수 있는 것도 아닙니다. 공간을 구성할 때 목적, 출처 권한, AI 비서 위임, 공유 독자와 보존 책임을 함께 정하면 나중의 변경에도 경계가 분명해집니다.